Lees hoe NRTO tijd bespaart door het automatiseren van processen

Waar liep NRTO tegenaan?

De NRTO, de Nederlandse Raad voor Training en opleiding, is de brancheorganisatie voor private onderwijsinstellingen, opleidings- en trainingsbureaus. Door de introductie van de STAP-subsidie is het aantal leden van NRTO in korte tijd verdrievoudigd. Dit omdat leden via het NRTO-keurmerk opgenomen kunnen worden in het STAP-register.

Dit leidt tot veel meer werk op het bureau en de vraag hoe hiermee om te gaan. Extra mensen aannemen is in de krappe arbeidsmarkt erg lastig. NRTO heeft er daarom voor gekozen om processen te automatiseren en hiermee de werkdruk te beheersen.

 Wat hebben we gedaan?

Bij elke professionele ledenorganisatie is een aantal processen aan te wijzen dat veel tijd kost. Bij NRTO hebben we drie gebieden geïdentificeerd waar veel tijd in zat en waarop procesverbetering gerealiseerd kon worden:

• Het actueel houden van de ledenadministratie;
• Het aanmeldproces voor nieuwe leden;
• Het bijhouden van de status van het NRTO-keurmerk.

Daarnaast is nog een aantal kleinere zaken aangepakt, en hebben we plannen gemaakt voor toekomstige verbeteringen.

Actueel houden van de ledenadministratie

Dit was een volledig handmatig proces. Wijzigingen werden doorgegeven aan het bureau van NRTO, waarna ze in Livits werden verwerkt. Omdat de jaarlijkse contributie afhankelijk is van de omzet van een aangesloten lid, moest dat regelmatig gecontroleerd worden. Dit kostte dus veel tijd.

We hebben dit opgelost door het inzetten van de Data Quality Checker. Hiermee worden lidgegevens geautomatiseerd opgevraagd en worden aanpassingen geautomatiseerd verwerkt in Livits. Een persoonlijke e-mail met de in het CRM bekende lidgegevens wordt uitgestuurd. Het lid kan in een veilige omgeving eventuele aanpassingen aanbrengen en deze naar NRTO terugsturen.

Aanmeldproces nieuwe leden

Ook dit verliep volledig handmatig. Een nieuw lid kon weliswaar een digitaal formulier met een aanvraag indienen, maar dit formulier stond volledig los van Livits. Een NRTO-medewerker moest de informatie uit het formulier dus handmatig overnemen in Livits. En niet alleen binnen Livits. Ook in het financieel systeem van NRTO (Accountview) moesten deze gegevens worden ingevoerd. Dit omdat de facturatie vanuit Accountview plaatsvindt.

Om dit proces te verbeteren hebben we twee dingen gedaan:

• We hebben een digitaal aanmeldformulier ontwikkeld binnen Livits. De informatie die een aspirant-lid hiermee aan NRTO instuurt, wordt automatisch verwerkt in Livits.
• Ook hebben we een koppeling gerealiseerd tussen Accountview en Livits. Hiermee wordt het twee keer invoeren van gegevens opgelost.

Niet alleen schelen deze zaken veel tijd, ook voorkomt het fouten. Een typefout bij het handmatig overnemen is immers snel gemaakt.

Bijhouden status NRTO-keurmerk

De geldigheid van het NRTO-keurmerk is beperkt. Dit betekent dat leden periodiek hun keurmerk opnieuw moeten laten verifiëren. De afloopdatum van het keurmerk verschilt per lid, afhankelijk van het moment waarop dit is toegekend. NRTO deed dit in een Excelsheet. Vanuit het bureau werden leden erop geattendeerd dat er actie op hun keurmerk moest worden genomen.

Dit proces hebben we aangepakt door de status van een keurmerk vast te leggen in attributen binnen Livits. Dit is veel minder foutgevoelig dan het werken in een Excelbestand. Bijkomend voordeel is dat leden de status van hun keurmerk terug kunnen vinden in het ledennet.

Met deze oplossing wordt niet zozeer tijdwinst gerealiseerd, maar wel een kwaliteitsverbetering. Het bijhouden van statussen is zo minder foutgevoelig geworden. Daarnaast sorteren we hiermee voor op verbeteringen die we de komende maanden door willen voeren.

Toekomstige verbeteringen

Na afronding van dit project willen we een aantal extra verbeteringen doorvoeren. Hierbij denken we aan het automatisch versturen van herinneringsmails rondom het keurmerk. Omdat we de status van een keurmerk binnen Livits bijhouden, kunnen we ook het versturen van e-mails over de status automatiseren.

Ook willen we het pdf-bestand met het gepersonaliseerde NRTO-keurmerk voor leden beschikbaar maken via het ledennet. Dit voorkomt het toesturen via email van een keurmerk, en maakt het voor leden mogelijk altijd hun keurmerk te downloaden. Tenslotte hebben we ook het plan om de NRTO-website te vernieuwen en in Umbraco onder te brengen. Hiermee integreren we deze omgeving nog verder binnen Livits.

Meer weten?

Neem vooral even contact met ons op.