Hoe zorg ik ervoor dat mijn leden sneller betalen?
28 februari 2023
Een goede financiële basis is het fundament onder elke ledenorganisatie. Dat geldt ook voor NVVK, de Nederlandse Vereniging voor Veiligheidskunde. De NVVK is hét kennisplatform voor veiligheidskundigen in Nederland. Er zijn omstreeks 3.300 professionals lid van NVVK. Zij betalen jaarlijks contributie en eventueel nog een jaarlijks abonnement voor opname in het NVVK-register.
Waar liep NVVK tegen aan?
Het najagen van openstaande facturen kost veel tijd en energie van het bureau. Ongeveer 25% van de leden betaalt via automatische incasso. Dat gaat dus probleemloos. De overige 75% maakt hun factuur via een overboeking over. Dat wordt dikwijls vergeten. Niet uit onwil, leden willen echt wel betalen. Het schiet er gewoonweg bij in. Dit betekent dat het regelmatig voorkomt dat een factuur maandenlang openstaat. En dit terwijl na een tweede betalingsherinnering extra administratiekosten worden berekend.
Hoe werkte het proces?
Het berekenen van contributie en het versturen van de contributiefacturen was al grotendeels geautomatiseerd in Livits. De factuur voor een lidmaatschap wordt hier berekend en leden krijgen deze per email toegestuurd. Tussen Livits en het financieel systeem (Exact) van NVVK is een automatische koppeling aanwezig.
Wat hebben we verbeterd?
Om ervoor te zorgen dat facturen sneller betaald worden en het najagen van openstaande debiteuren minder tijd kost, hebben we de volgende verbeteringen doorgevoerd:
- Meer betalen via automatische incasso: 25% van de leden betaalt al via automatische incasso. Voor nieuwe leden geldt dat standaard. Om de 75% van de leden die geen gebruik maakt van automatische incasso, sturen we deze groep een verzoek om hier naartoe over te stappen. Dit wordt vervolgens automatisch verwerkt in Livits.
- Betaalgemak verhogen: Niet alle leden zullen gebruik maken van automatische incasso. Om het betaalgemak van een verstuurde factuur te verhogen, voegen we een Mollie-betaallink toe aan de email met de factuur. De ervaring leert dat 70% van de betaallinks betaald worden, en 90% binnen een week.
- Leden inzicht geven: de facturen voor contributie of een registratie abonnement worden via email toegestuurd. Het komt regelmatig voor dat deze email verloren raakt. Het bureau moet dan de factuur in Livits opzoeken en opnieuw toesturen. Om dit te verbeteren publiceren we alle facturen op het NVVK ledennet. Een lid kan dus alle facturen hier terugzien, en eventueel downloaden indien nodig.
Meer weten?
Heb je vragen of opmerkingen over het bovenstaande, neem dan contact op met je klantmanager of bel ons rechtstreeks via 076-578 09 50. Mailen kan natuurlijk ook via info@Livits.nl.
