Hoe kan contributie binnen Livits je leven eenvoudiger maken?

De manier waarop contributie wordt bepaald kan aanzienlijk verschillen tussen verschillende organisaties. Dat komt doordat verschillende contributiegrondslagen worden gebruikt.

Bij beroepsorganisaties zien we vaak een bedrag per lid. Dat lijkt heel simpel, maar ook hierin zien we vaak verschillen. Variatie kan bijvoorbeeld zitten in de manier waarop een korting op het contributiebedrag wordt berekend. Of er zijn meerdere typen lidmaatschap waarbij een andere contributie geldt.

Bij brancheorganisaties zien we een grote variatie in de contributiegrondslag. Vaak is de basis de omzet van een aangesloten lid, waarbij gewerkt wordt in staffels. Maar ook heel andere grondslagen komen voor. Denk aan de agrarische sector, waar de aard van de bedrijfsvoering bepalend is voor de contributie.

Ook hier komt het voor dat er een differentiatie is in lidmaatschappen gewenst is. Een one-size-fits-all aanpak is vaak niet gewenst. Door met meerdere lidmaatschappen te werken speel je hierop in en ben je beter in staat leden te binden.

Wat kunnen we in Livits?

Vanuit dit soort verschillen zien we ook dat onze klanten hun contributieproces verschillend hebben ingericht. Ongeveer 40% van de klanten heeft hun contributieproces in Livits ingericht. Dat betekent ook dat 60% dit niet ingericht heeft in ons systeem. Vaak wordt hiervoor dan een ander (financieel) systeem gebruikt. Daarnaast zien we verschillen in de manier waarop (contributie-)facturen worden verstuurd. Regelmatig gebeurt dat vanuit Livits. Het komt ook voor dat de berekening in ons systeem staat en de factuur vanuit een ander (financieel) systeem verstuurd.

Het voordeel van het onderbrengen van contributie in Livits is dat alle informatie rondom een lid dan hier beschikbaar is. Dat geldt voor bureaumedewerkers, die vaak geen inzage hebben in een financieel systeem. Maar het biedt ook voor aangesloten leden, daarover hieronder meer.

Binnen Livits zijn we erg flexibel als het gaat om het inrichten van contributie. We kunnen eenvoudige berekeningen in onze standaardmodule onderbrengen. Ook wanneer de berekening (veel) complexer wordt, kan dit eenvoudig worden gerealiseerd binnen onze oplossing. Dit richten we dan klantspecifiek in.

Op welke manieren nemen we je tijd uit handen?

Het contributie proces en alles wat daarbij hoort kan veel tijd van het bureau opslokken. Dat zit in de volgende onderdelen:

• De grondslag van de contributie moet actueel zijn:

Wanneer deze jaarlijks varieert, moet deze jaarlijks uitgevraagd worden. Dat kan een tijdsintensieve klus zijn. Door het inzetten van de data quality checker automatiseren we dit. Deze oplossing vraagt geautomatiseerd gegevens uit bij aangesloten leden, en maakt het bijhouden van deze gegevens in de ledenadministratie heel eenvoudig.

• Het berekenen van de contributie:

Contributieberekeningen kunnen complex zijn, met het risico op fouten. Excel is een tool die we vaak gebruikt zien worden. Er kan heel veel in Excel, het is ook foutgevoelig.

Wanneer je de contributieberekening in Livits onderbrengt, voorkom je menselijke fouten. Je automatiseert het proces, waardoor dit ook nog eens minder tijd kost.

• Het versturen van facturen:

Een contributiefactuur moet bij een aangesloten lid terecht komen. Dit kan per post, maar veel vaker gebeurt dat nu per email.

Dit volledige proces kan geautomatiseerd worden in Livits. De factuur wordt verstuurd naar het juiste e-mailadres van het lid. Je kunt zien wanneer de factuur verstuurd is. Het komt voor dat e-mail per ongeluk wordt bestempeld als spam. Ook dit kun je terugzien.

Verder is het mogelijk om een (contributie)factuur te publiceren op het ledennet. Mocht een lid een factuur dus onverhoopt kwijt zijn, dan kan deze hier worden teruggevonden. Bureaumedewerkers worden dus niet meer belast met het opzoeken en nasturen van zoekgeraakte facturen. Mocht je facturen versturen vanuit een financieel systeem, dan is het ook mogelijk deze te importeren in Livits en zo beschikbaar te stellen op het ledennet.

• Openstaande facturen innen:

Een tijdrovende klus is vaak het najagen van openstaande facturen. Vaak is dit geen onwil van een aangesloten lid, er wordt simpelweg vergeten te betalen.

Vanuit Livits kunnen we geautomatiseerd herinneringen versturen van openstaande betalingen. Daarmee worden leden herinnerd dat een betaling openstaat.

Ook kunnen we met een factuur een betaalverzoek meesturen. Deze wordt via Mollie afgehandeld. De ervaring leert dat 70% van de betaalverzoeken wordt betaald, en 90% binnen een week. Dit bespaart je bureau enorm veel tijd.

• Koppeling financieel systeem:

Financiële informatie moet uiteindelijk terecht komen in een boekhoudpakket. Gegevens kunnen handmatig worden overgenomen, maar dit is foutgevoelig en kan veel tijd kosten.

Met een groot aantal financiële systemen (o.a. Exact, Twinfield, Afas) is een koppeling beschikbaar vanuit Livits. Afhankelijk van wat wel en niet in het financieel systeem gedaan wordt, verschilt de opzet en werking van de koppeling.

Heb je vragen of opmerkingen over het bovenstaande, neem dan contact op met je klantmanager of bel ons rechtstreeks via 076-578 09 50. Mailen kan natuurlijk ook via info@Livits.nl.