Webformulieren met automatische verwerking naar CRM

Webformulieren met automatische verwerking naar CRM

Gemak dient de mens. Dat geldt zeker in de huidige digitale wereld. Toch zien we nog bij veel Ledenorganisaties dat er veel processen zijn waarin gegevens handmatig moeten worden overgenomen in Livits. Dat toegestuurde documenten handmatig moeten worden toegevoegd in het Livits DMS. Dat content handmatig geplaatst wordt op de website. Dat kan anders, waardoor je met Livits ook daadwerkelijk tijd bespaart.

De vraag

ABU (Algemene Bond Uitzendondernemingen) is bezig met een professionaliseringsslag. Hierbij ontstond de wens om een aantal processen vergaand te automatiseren. Concreet was de vraag op welke manier drie processen verbeterd konden worden, zodat dit de medewerkers van ABU tijd bespaart. Het ging hierbij om de processen aanvragen starterspakket, informatiepakket en aanmelding lidmaatschap. Het doel was deze processen zoveel mogelijk geautomatiseerd af te handelen.

De oplossing

Deze processen worden gestart middels een formulier vanuit Livits. Dit zijn standaard formulieren vanuit de Livits Formbuilder, waarbij velden van het formulier gekoppeld worden aan velden in het Livits CRM. Het invullen en versturen van een formulier van een (potentieel) lid van ABU resulteren onder meer in het automatisch aanmaken en vullen van een relatiekaart, het bijvoegen van bijlages vanuit het formulier en het daarna versturen van gepersonaliseerde emails.

De voordelen

Aan de inzet van geautomatiseerde formulieren zitten twee grote voordelen. Ten eerste bespaart het tijd. Dit is een direct gevolg van het wegnemen van automatische acties. Daarnaast voorkomt het fouten die regelmatig ontstaan bij het overnemen van gegevens. Je geeft de indiener van het formulier hier in feite de controle en verantwoordelijkheid over de juistheid van gegevens.

Klantcase NVRG

Dat automatische formulieren ook op een heel andere manier ingezet kunnen worden bewijst de Nederlandse Vereniging voor Relatie- en Gezinstherapie (NVRG). Anders dan bij ABU was hier het doel om automatische formulieren in te zetten voor het Ledennet en de website. Denk hierbij aan een oproep omdat er een plekje vrij is in een intervisie- of supervisiegroep. Of het plaatsen van een vacature op de openbare site van NVRG. Ook hierbij zijn geautomatiseerde formulieren ingericht, die leiden tot automatische acties in het CMS van Livits.