Hoe ledenadministraties enorm veel tijd besparen
Hoe ledenadministraties enorm veel tijd besparen
“Mijn e-mailgegevens kloppen niet. Er zit een schrijffout in mijn achternaam. De kengetallen van onze organisatie zijn veranderd, kunt u deze aanpassen? Mijn factuuradres is gewijzigd. Ik zou weleens meer inzicht willen hebben in wat onze vereniging allemaal van mij bijhoudt?” Wie werkt voor de ledenadministratie van een vereniging zal dit soort dagelijkse vragen en mededelingen van leden herkennen. Nog steeds worden veel wijzigingen van leden via de telefoon of per e-mail verwerkt. Het zijn soms zelfs dagtaken geworden. Het goede nieuws? Er is een oplossing!
De vraag
Een aantal jaren geleden kwam er een vraag van Techniek Nederland, dé ondernemersorganisatie voor de installatiebranche en de technische detailhandel. De uitdaging: een enquête maken om contributiebedragen te kunnen berekenen. Want, onder andere afhankelijk van grootte van het bedrijf, het aantal medewerkers en de omzet, gelden er andere contributietarieven. Dan moet deze informatie er wel zijn en vooral kloppend zijn. De informatie is uitgevraagd bij leden via een digitaal formulier en de informatie werd automatisch verwerkt in het CRM systeem. Vervolgens is de input gebruikt om de contributieberekeningen te maken en de juiste facturen op te stellen. Deze module hebben we in samenwerking met andere klanten in het afgelopen periode verder doorontwikkeld.
De oplossing: Data Quality Checker
Waarbij de naam overigens tot stand is gekomen tijdens onze klantendag in de Apenheul. Hier werd deze naam door onze klanten zelf bedacht en gekozen.
De voordelen van deze module
Dit is waarom je met deze module twee vliegen in een klap slaat: ten eerste hebben leden inzicht in de gegevens die de vereniging registreert. Ten tweede betekent het voor de ledenadministratie van de vereniging een enorme tijdsbesparing doordat het updaten van gegevens door de leden zelf wordt gedaan. Lees in deze blog meer over de werking van de module.
In een deelsessie van de klantendag hebben we stilgestaan bij het gebruik van de Data Quality Checker door OnderhoudNL, dé branche-organisatie die zich inzet voor een betere positie van schilders en onderhoudspecialisten.
OnderhoudNL heeft meerdere redenen om de Data Quality Checker af te nemen:
- Ledenbestand actualiseren (basisgegevens en specialisaties)
- Omzet en werknemers gegevens (te gebruiken als heffingsgrondslag voor de contributie)
- Te gebruiken voor statistische doeleinden en de ledenzoek op de website
De ervaringen zijn erg positief:
- Bespaart veel tijd bij zowel versturen als verwerken van formulieren (van 1700! Leden)
- Gegevens kunnen snel worden ingevuld (gebruiksvriendelijk)
- Gegevens kunnen periodiek geactualiseerd worden
Wat mooi was om te zien is dat aanwezige deelnemers die ook gebruikmaken van de Data Quality Checker spontaan hun eigen ervaringen hebben gedeeld met de groep. Nieuwsgierig geworden? Kijk hier de sessie terug. Wil je een keer met iemand bespreken wat de Data Quality Checker voor jouw vereniging kan betekenen? Neem dan via deze link contact met ons op.
